Skrzynka pocztowa to nie magazyn.

Od pewnego czasu szukałem jakiejś sensownej metody na ogarnięcie moich skrzynek pocztowych. Jakieś trzy lata temu większość maili kasowałem, jedynie te naprawdę ważne powoli i systematycznie zapisywałem w różnych folderach. Z biegiem czasu zapisywałem się na różne fora, dodawałem swoje adresy mailowe do różnego rodzaju newsletterów. Aktualnie utrzymuje trzy skrzynki mailowe:
- prywatna
- firmowa
- luźna – tutaj lądują wszelkiego rodzaju maile z pewnych portali, na które dopiero się zapisałem lub chwilowo odwiedzam i nie wiem czy w przyszłości będę odwiedzał.
Każda z wyżej wymienionych skrzynek posiadała około 20-30 folderów. Na każdy folder był nałożony jeden lub nawet kilka filtrów. W gruncie rzeczy codziennie musiałem przeglądnąć około 20-35 folderów by przeczytać i odhaczyć każdą wiadomość (sick!). Folder z profilem Thunderbirda zajmował około 4,5GB! Od pewnego czasu każde porządkowanie skrzynek trwało bardzo długo. Program pocztowy mielił po dysku w poszukiwaniu odłożonych maili. Przejście przez każdy filtr poczty trwało dość długo. W pewnym momencie stwierdziłem, że dość tego.

Porządki podejście pierwsze.

Na samym początku zabrałem się za porządki które polegały na prostej operacji wyłączenia części filtrów i przeniesienia sporej ilości folderów do wspólnego folderu Archiwum. Po około 15 minutach jedna z skrzynek zaczęła wyglądać już bardziej normalnie.

Z początku myślałem, że jest to idealne rozwiązanie. Nowe wiadomości w głównym folderze Odebrane lub w drodze wyjątku w paru folderach, które wydawały mi się niezbędne. W archiwum miałem ładnie pogrupowane stare maile. Wydawało mi się, że problem rozwiązany:D Jednak jak się okazało, ręczne przenoszenie maili do archiwum było bardzo czasochłonne. Potem okazało się, że wiele razy miałem dylemat gdzie zakwalifikować dany mail. Czy jest to ważny mail z jakiejś strony czy może tylko link?? Czy faktura ma leżeć w Sklepach internetowych czy może w Różnych Załącznikach. Dodatkowoz katalogu odebrane nie usunąłem 6 folderów, która nadal co pewien czas musiałem przeglądać.

 

Porządki podejście drugie.

Opis

Trochę pogooglowałem i znalazłem opis starej ale sprawdzonej metody zarządzania skrzynką pocztową. Nazywa się ona Inbox Zero i można o niej poczytać na blogu 43folder lub obejrzeć wykład autora w/w bloga:

Po poświęceniu jednej godzinny już wiedziałem jak dostosować swoją skrzynkę :) W skrócie można powiedzieć, że trzeba dążyć do tego by mieć pustą skrzynkę pocztową:)

 

Wykonanie

1. Inbox ma być pusty lub prawie pusty. Łatwo powiedzieć trudniej zrobić, jak mogę wyrzucić tyle folderów, przecież utonę w mailach, których będę miał pełno w głównym folderze skrzynki:/ Na początku myślałem, że to nie możliwe. Po kilku minutach przemyśleń i przeglądania różnych folderów stwierdziłem, że 70% informacji to zdezaktualizowane wiadomości, które zapychają mi miejsce. Poniżej kilka przykładów folderów, które były zbędne:

• Allegro – folder w którym przechowywałem wszystkie wiadomości z allegro. W sumie folder zawiera masę informacji, które mogę znaleźć w swoim profilu na stronie allegro. Skoro informacje o pomyślnie zakończonych transakcjach, komentarzach mam na stronie allegro to po co je przechowywać w drugim miejscu. Czy jest to dla mnie konieczne? Raczej nie, tak samo jak nie jest mi potrzebne przechowywanie informacji o promocjach z 2006 czy 2007 roku. Do usunięcia.
• Grupy dyskusyjne – folder, który po prostu puchnie. Był czas gdy miałem w nim jakieś 2000 maili w tym 30% była nieprzeczytana. Skoro nie mam czasu czytać grup dyskusyjnych czy aby jest sens  w nich uczestniczyć i kazać sobie przysyłać powiadomienia?? Jeśli jakaś grupa mnie bardzo interesuje ale nie mam czasu jej czytać co 5 minut czy aby nie lepiej zamówić wieczorną wiadomość zbiorczą, którą przeczytam koło godziny 18-19 lub wyrzucę do kosza. Klient poczty nie będzie mi co chwile pokazywał nowych maili co skutkuje mniejszą ilością przerwań w mojej pracy. Do usunięcia, zmian polityki otrzymywania maili.
• It-Flow.pl – folder zawierał informacje dotyczące mojego blogu. W folderze leżało jakieś 100 wiadomości, które po 30 dniach były kasowane. Przechowywałem tam powiadomienia o nowych komentarzach oraz o nowo zarejestrowanych użytkownikach. Skoro te informacje czyta się tylko raz a potem i tak sprawdza się je na blogu czy aby na pewno muszę je przechowywać? Raczej nie. Do usunięcia.
• Biuletyny – skoro nie udało mi się przeczytać jakiegoś biuletynu z grudnia 2008, czy aby muszę o nim przechowywać info?? Czy nie prościej wejść na stronę technetu i pobrać zaległy numer lub przeczytać go online? Do usunięcia.
• Różne załącznik – Ciekawy folder, przechowywałem w nim ~ 1GB załączników ( prezentacje, dokumenty):( Przecież program pocztowy to nie jest archiwizator dokumentów. Dużo lepiej je zapisać na dysku i robić z tego co pewnie czas kopie zapasowe.  Do usunięcia a załączniki jeśli wartościowe zapisać na dysku.
• Podróże, zdjęcia – Kolejny folder, który wrzuciłem po to by w jednym miejscu przechowywać maile z zdjęciami od znajomych( ~1GB ):/ Potem się człowiek dziwi, że program pocztowy zamula dysk :/ Zdjęcia pobrać na dysk, zindeksować programem do katalogowania fotek za pomocą tagów a sam folder do usunięcia.
• Spotkania i imprezy – tutaj miałem jakieś 250 maili z informacjami o odbytych imprezach (newsy, potwierdzenia rejestracji, etc). Nie po to instalowałem PIN, żeby takie informacje trzymać w kliencie pocztowym. Jeśli zapisuje się na spotkanie to od teraz wrzucam je do kalendarza, a następnie usuwam mail. Do usunięcia.
• Praca i inne foldery z nią związane – czasem na  prywatną skrzynkę dostaje maile z pracy. Od teraz segreguje je trochę inaczej. Postaram się opisać w następnym akapicie. Do usunięcia
• Strony ważne – folder, który chyba utworzyłem nie myśląc logicznie. Wstyd się przyznać ale przetrzymywałem w nim informacje o kontach i hasłach do stron i portali, które uważałem za mało ważne (sick!) Raz na zawsze wbiłem sobie do głowy: Masz KeePass do przechowywania haseł firmowych więc zrób osobną bazę i przechowuj na szyfrowanym dysku całą bazę haseł. Nie wiem jak mogłem zapomnieć, że programy pocztowe raczej nie zabezpieczają już pobranych wiadomości. Ma do nich dostęp każdy, kto ma dostęp do mojego komputera. Mogę się pocieszyć tym, że nie używałem IMAP i moje wiadomości nie były przechowywane na serwerze pocztowym. Folder do usunięcia wszelkie hasła jak najszybciej przepisywać do odpowiedniego programu, a wiadomości jak najszybciej trwale kasować.

2. Archiwum to nie biblioteka, nie należy katalogować wszystkich wiadomości wedle treści w osobnych folderach. Po tygodniu pracy z Archiwum, które jest podzielone na katalogi mogę powiedzieć, że przenoszenie do niego maili jest kłopotliwe. Wyszukiwanie wcale nie działa lepiej. Jeśli, będę miał potrzebę odszukania wiadomości, to na pewno szybciej zrobię to poprzez wpisanie odpowiedniej frazy w wyszukiwarce bez wcześniejszego wybierania odpowiedniego folderu:) W moim przypadku pozostawiłem sobie tylko jeden folder (potwierdzenia) aby szybko wyszukać specjalne informacje. Podejrzewam, że po kilku tygodniach z niego zrezygnuje.
3.  To do – zamiast przechowywać maile od ludzi z prośbami o wykonanie tego czy owego, wykorzystałem wtyczkę Lightning i za pomocą kilku kliknięć przekształcam maile w zadania, które leżą sobie i czekają na wykonanie. Działa to o niebo lepiej, jeśli coś leży za długo dostaje przypomnienie, łatwo mogę takie zadanie zakończyć.
4. Przekierowania -  Czasem ktoś prosi nas o wykonanie czegoś co nie należy do naszej działki. Bardzo często zdarza mi się takie zadanie przekazać komu innemu. Aby zmonitorować postęp i odpowiedzieć autorowi przenoszę sobie kopie takiej wiadomości do folderu Przekierowane i w zależności od potrzeb sprawdzam ten folder raz na 2-3 godziny, dzień lub tydzień. Jeśli zadanie zostało rozwiązane przez kogoś innego to mail ląduje do kosza lub archiwum jeśli uznam to za stosowne.
5. Do sprawdzenia – Czasem  podczas pracy dostaję różnego rodzaju maile, na które muszę poświęcić więcej wolnego czasu. Aby takie informacje nie zalegały w skrzynce utworzyłem sobie na nie osobny folder (Do sprawdzenia), który staram się opróżnić przed końcem dnia.

Podsumowanie

Po około 2h udało mi się okiełznać skrzynkę prywatną. W sumie od kilku dni staram się pracować zgodnie z zasadami, które przyjąłem. Jak na razie zauważam same plusy metody Inbox Zero:

• Nareszcie przeglądanie poczty zajmuje mi relatywnie małą ilość czasu.
• W mojej skrzynce nie mam kilkunastu folderów przy których mam numerki (20), (368), (10)
• Wreszcie w pełni zacząłem wykorzystywać KeePass’a.
• Thunderbird zaczął działać znacznie szybciej.
• Skrzynka nie zajmuje już 2GB tylko 50 mb :D
• Wreszcie wiem gdzie mam wszystkie zdjęcia i dokumenty, nie muszę się zastanawiać czy zdjęcia od Kowalskiego leżą na dysku czy może w programie pocztowym:)

Aktualnie staram się doprowadzić do takiego samego stanu pozostałe dwie skrzynki. Za parę tygodni postaram się opisać nowe wady i zalety metody Inbox Zero.
P.S.
Nie twierdze, że ta metoda jest dla każdego. Mnie ona znacznie ułatwiła życie jeśli znacie jakieś negatywne cechy tej metody to zapraszam do komentarzy:)