Inbox Zero cd.

W czerwcu pisałem o ciekawym sposobie utrzymywania skrzynki pocztowej w ryzach:) Po niecałym roku używania postanowiłem napisać kilka zdań podsumowania.

Podsumowanie:

• Systematyczność jest chyba najważniejszą cechą jaką trzeba posiąść przy tej metodzie. Jeśli w jakiś dzień odpuścisz sobie usunięcie jakiegoś zbędnego maila, to z kolejnym dniem takich wiadomości pojawi się więcej. Po tygodniu można powiedzieć, że zamiast mieć pustą skrzynkę masz tonę wiadomość w głównym folderze.
• Konsekwencja - czasem są tematy które trudno gdzieś zakwalifikować, zdarzają się sytuacje, w których najchętniej podzieliłbym folder To Do na 10 mniejszych (dziś, na wczoraj, na przed wczoraj…) Niestety jeśli zakładałeś, że chcesz uprościć skrzynkę to przez takie podziały możesz szybko wrócić do starej struktury katalogów.
• Wydajność – Kiedyś przy 4-7GB profilach narzekałem na wydajność, dziś ani Outlook ani Thunderbird nie zamula mi sprzętu. Archiwum zajmuje raptem 1GB a główna skrzynka jakieś 10-50MB:)
• Czas/ efektywność –Na początku bałem się, że przenoszenie wszystkiego do odpowiednich folderów, decydowanie o tym czy daną wiadomość zarchiwizować czy usunąć będzie zajmować mi sporo czasu. Po tych kilku miesiącach mogę powiedzieć, że inbox zero jest idealną metodą. Bardzo rzadko zdarza się bym komuś nie odpowiedział na mail w przeciągu jednego dnia roboczego, nie zdarza mi się pomijać maili, które gdzieś się zawieruszyły, nie pytam ludzi kiedy wysłali wiadomość by móc ją odszukać w tonie zbędnego śmiecia. Poznałem dodatkowe mechanizmy Outlooka, które jeszcze bardziej ułatwiają pracę.
• Flagi – Outlook ma możliwość dodania flagi monitorującej do wiadomości, tak więc jeśli przenosisz wiadomość do folderu To Do warto na taką wiadomość narzucić odpowiednia flagę. Dzięki temu nie musisz cały czas zaglądać do folderu To Do.
• Foldery ulubione – kiedyś denerwowała mnie spora ilość folderów, które generuje Outlook po założeniu skrzynki (wysłane, robocze, kosz, archiwum, itd.) Jeśli ktoś pracuje na 15 calowym ekranie to ilość tych folderów nie mieści się w jednym oknie i trzeba używać scrolla by kontrolować wszystkie foldery. Od pewnego czasu przerzuciłem się na foldery ulubione, które znacząco minimalizują ilość widocznych folderów.